Contactpersonen binnen uw mailinglijsten die uw nieuwsbrieven als ongewenst ervaren kunnen bij sommige e-mail programma’s op een ‘Rapporteren’, ‘Ongewenst’ of ‘Dit is SPAM’ button klikken. Ze dienen hiermee een SPAM klacht in. De betreffende internet service provider (ISP) zal een notificatie sturen naar de afzender waarin kenbaar wordt gemaakt dat deze contactpersoon een klacht (complaint) heeft ingediend en uitgeschreven wenst te worden. Deze complaint notificatie wordt overigens alleen gestuurd als de afzender of de E-mail Service Provider (ESP) zoals bijvoorbeeld MailCamp is aangemeld voor het zogenaamde Feedback Loop programma van de ISP.
Het hoeft dus niet zo te zijn dat deze contactpersoon op de uitschrijflink heeft geklikt in de nieuwsbrief zelf. Vaak staat deze contactpersoon in de e-mail marketing software waarmee de nieuwsbrief is verzonden dus gewoon nog op actief.
Om te voorkomen dat deze ontvanger in de toekomst nieuwsbrieven blijft ontvangen dienen de complaints dus te worden verwerkt via de Feedback Loop, want de reputatie van de server waar vanaf wordt verzonden kan worden geschaad indien er geen actie wordt ondernomen.
Bij een complaint rate van meer dan 0,25% per mailing bij een specifieke ISP kom je als afzender of ESP in de problemen en zal de deliverability afnemen.
Voorbeelden van Feedback Loop providers zijn MSN/Live mail (voorheen Hotmail), Yahoo! en AOL.
Feedbackloop verwerking in MailCamp
MailCamp verwerkte de Feedback Loops tot verkort centraal. Deze week is echter een nieuwe functionaliteit binnen de MailCamp software toegevoegd waarbij de Feedbackloops on premises kunnen worden ingesteld en verwerkt.
De logingegevens voor de connectie met de mailbox waar de feedback loops binnen komen kunnen worden toegevoegd. Er kan worden gekozen om de ontvanger die de klacht heeft ingediend ook toe te voegen aan de ‘Geweigerde E-mail Lijst’ ofwel de suppressielijst.
De Feedbackloops kunnen handmatig worden verwerkt maar ook via cron welke elke 3 uur, elke 6 uur of dagelijks kan worden aangeroepen.
Op administrator niveau kan worden aangegeven of de feedbackloop e-mails moeten worden verwijderd uit de betreffende mailbox.
Momenteel verwerkt MailCamp Feedback Loops van; Hotmail, Yahoo!, AOL, Comcast, Fastmail, BlueTie, Terra.com.br, La Poste, XS4all, OpenSRS, Italia Online, Telenor, Locaweb, Mail.ru, Cox, Synacor en RoadRunner.