De Pannekoekenbakker
Probleem
Contactmomenten met gezinnen met meerdere kinderen
De Pannekoekenbakker is een keten van 15 pannenkoekenrestaurants. Hun kracht is simpel: gezinnen komen er terug, omdat het warm, gezellig en vertrouwd voelt. Alleen… gezinnen zijn ook ingewikkeld. Meerdere kinderen, verschillende leeftijden, verjaardagen, verhuisadressen, en vaak maar één e-mailadres (van de ouder/verzorger).
De wens was helder: kinderen persoonlijk kunnen feliciteren op hun verjaardag (en liefst ook al twee weken eerder een leuke reminder sturen), én kinderen makkelijk laten aanmelden voor de KidsClub. Maar daar hoorde nóg iets bij: elk KidsClub-lid moest automatisch een ledenpas thuis ontvangen, via een externe passenleverancier. Dat wil je niet handmatig gaan bijhouden in lijstjes en Excelletjes—dan gaat het mis.
Daarnaast is De Pannekoekenbakker een franchiseformule: marketing wil centraal overzicht, maar vestigingen willen ook zélf lokaal kunnen communiceren met hun gasten.
Oplossing
Maatwerk addon met koppeling passenleverancier
We hebben voor De Pannekoekenbakker een maatwerk add-on gebouwd in MailCamp waarmee je aan één e-mailadres tot vijf kinderen kunt koppelen. Per kind leg je o.a. geboortedatum, adres en een uniek pasnummer vast. Daarmee kon de KidsClub echt “kindgericht” worden, zonder dat er voor elk kind een eigen e-mailadres nodig is.
Vervolgens hebben we het proces rondom de ledenpassen geautomatiseerd: elke maand wordt er automatisch een Excel-export gegenereerd in het format dat de passenleverancier nodig heeft, zodat nieuwe ledenpassen geproduceerd en verstuurd kunnen worden. Ook de communicatie is slim ingericht:
2 weken vóór de verjaardag gaat er automatisch een mail uit (een vriendelijke reminder).
Op de verjaardag zelf volgt een felicitatie.
Zodra een kind 13 wordt, stroomt het automatisch door: KidsClub stopt, en er volgt een uitnodiging voor de “gewone” mailinglijst.
Tot slot werkt de hele formule met één centrale hoofdlijst, maar met segmenten per vestiging. Zo kunnen locaties gericht mailen naar hun eigen gasten, zonder dubbele lijsten en zonder data-chaos.
Resultaat
Automatische contactmomenten voor jong en oud
De implementatie van deze oplossing heeft voor de Pannekoekenbakker significante voordelen opgeleverd:
Meer kans op bezoek rondom verjaardagen
De mail twee weken van tevoren werkt als subtiele reminder voor een uitje of kinderfeestje.
Franchise-proof beheer
Één centrale lijst met vestigingssegmenten (geen dubbel werk, geen versnippering).
Strakkere data
Door custom formulieren en controles (zoals postcode-check en doorlopende ledennummers) blijft de database netjes.
Technische ontzorging
Koppeling, exports en automatisering lopen, zodat het team zich kan focussen op campagnes in plaats van gedoe eromheen.
Deze samenwerking loopt inmiddels sinds 2018 en is een mooi voorbeeld van hoe MailCamp meedenkt als een klant net iets meer nodig heeft dan “een standaard nieuwsbrief”.
EPC koppeling
Koppeling met het Electronic Print Center voor de ledenpassen.
Automatische mails
Automatische verjaardagsmails en andere notificatie mails.
Maatwerk formulieren
Custom maatwerk formulieren voor het aanmelden van de KidsClub en de nieuwsbrief.