Is een WCAG-toegankelijke nieuwsbrief wettelijk verplicht?
Voor de Nederlandse overheid geldt het Besluit digitale toegankelijkheid overheid (Bdto). Dit verplicht overheidsorganisaties om websites en mobiele applicaties toegankelijk te maken en te houden. De uitleg van DigiToegankelijk noemt niet iedere afzonderlijk verzonden e-mail als zelfstandig digitaal kanaal dat automatisch onder precies dezelfde verplichting valt.
Een HTML-nieuwsbrief kan daardoor buiten de directe reikwijdte van het Bdto vallen. De webversie, het nieuwsbriefarchief, het inschrijfformulier of de pagina waarop de belangrijkste informatie staat, kunnen wel onderdeel zijn van de website. Ook documenten die op een website worden aangeboden, kunnen binnen de toegankelijkheidseisen vallen.
Een toegankelijke e-mail die verwijst naar een ontoegankelijke PDF lost het probleem dus niet op. Controleer daarom altijd de volledige route die de ontvanger aflegt.
Bekijk voor de wettelijke reikwijdte de informatie van DigiToegankelijk over wat verplicht is.
Onderwijs valt niet onder één eenvoudige regel
De uitspraak dat digitale toegankelijkheid simpelweg verplicht is voor het onderwijs is te algemeen. Volgens DigiToegankelijk zijn kinderopvang, crèches en scholen in principe uitgezonderd van het Bdto. Voor essentiële online administratieve functies gelden wel toegankelijkheidseisen. Een voorbeeld daarvan is digitale studentregistratie.
Andere onderwijsorganisaties kunnen anders worden beoordeeld, afhankelijk van hun juridische vorm en publieke taak. Controleer daarom altijd welke regels voor de specifieke organisatie gelden.
Meer informatie staat op DigiToegankelijk.
| Situatie | Betekenis | Praktische aanpak |
|---|---|---|
| Nieuwsbrief in inbox van overheidsorganisatie | Niet als afzonderlijke categorie genoemd in de officiële uitleg van het Bdto | Pas WCAG-principes toe en controleer de volledige communicatieroute. |
| Webversie, archief of inschrijfformulier van overheid | Onderdeel van de website en daarmee onderdeel van het toegankelijkheidsonderzoek | Neem deze onderdelen mee in het onderzoek en de toegankelijkheidsverklaring. |
| Algemene schoolnieuwsbrief | Geen algemene Bdto-plicht voor alle scholen en nieuwsbrieven | Maak de nieuwsbrief toegankelijk vanuit inclusieve communicatie en goed beleid. |
| Online studentregistratie | Voorbeeld van een essentiële online administratieve functie | Test formulier, bevestiging, foutmeldingen en vervolgpagina’s. |
| PDF of formulier achter een link | De status hangt af van de plaats, functie en eventuele uitzonderingen | Bied belangrijke informatie bij voorkeur ook aan als toegankelijke HTML. |
Welke WCAG-versie gebruik je?
Op het moment van schrijven verwijst DigiToegankelijk naar EN 301 549 als de huidige Nederlandse juridische norm. Daarin zijn de WCAG 2.1-criteria op niveau A en AA opgenomen. In totaal gaat het om 50 criteria.
Het W3C heeft inmiddels WCAG 2.2 gepubliceerd. Je kunt WCAG 2.2 gebruiken als aanvullend verbeterkader, maar noem een nieuwsbrief of platform niet zonder nader onderzoek wettelijk WCAG 2.2-conform. De toepasselijke norm, de onderzochte versie en de scope moeten bij elkaar passen.
Bekijk de uitleg over EN 301 549 en WCAG bij DigiToegankelijk en de WCAG 2.2-richtlijnen van het W3C.
Wat maakt een nieuwsbrief digitaal toegankelijk?
WCAG werkt vanuit vier principes: waarneembaar, bedienbaar, begrijpelijk en robuust. Deze principes helpen om digitale informatie bruikbaar te maken voor verschillende gebruikers en hulpmiddelen.
Voor e-mail betekent dit onder andere dat de boodschap ook zonder afbeeldingen begrijpelijk moet zijn, links herkenbaar en bruikbaar moeten zijn en de HTML logisch moet zijn opgebouwd. Ook moet de inhoud zo veel mogelijk interpreteerbaar zijn door e-mailclients en ondersteunende technologie.
Een extra aandachtspunt is dat e-mailclients niet allemaal dezelfde HTML ondersteunen. Outlook, Gmail, Apple Mail en mobiele e-mailapps kunnen een nieuwsbrief verschillend weergeven. Volledige gelijkheid tussen alle clients is daarom niet realistisch. Gebruik eenvoudige, semantische HTML en test de nieuwsbrief handmatig op meerdere plekken.
Controlelijst voor een toegankelijke nieuwsbrief
- Maak de onderwerpregel concreet.
Zorg dat onderwerp, afzender en verwachting duidelijk zijn. Tijdkritische of verplichte informatie mag niet alleen onderaan de nieuwsbrief staan. - Gebruik echte tekst voor de kernboodschap.
Zet een belangrijke uitnodiging, planning of beleidswijziging niet uitsluitend in een afbeelding. Afbeeldingen kunnen worden geblokkeerd en tekst in afbeeldingen is minder flexibel aan te passen en wordt niet altijd goed gelezen. - Gebruik een logische kopstructuur.
Werk met één duidelijke hoofdtitel en een logische volgorde. Gebruik echte HTML-koppen en echte lijsten. - Gebruik alt-tekst op basis van de functie van een afbeelding.
Een informatieve afbeelding beschrijft de informatie die nodig is. Een logo kan een korte beschrijving krijgen. Een decoratieve afbeelding kan een lege alt-tekst krijgen. - Maak links zelfstandig begrijpelijk.
“Bekijk de agenda van de informatieavond” is duidelijker dan “Lees meer”. Geef ook aan wanneer een link naar een PDF of een ander onverwacht bestand leidt. - Controleer contrast en kleur.
Voor normale tekst geldt een contrastverhouding van minimaal 4,5:1 en voor grote tekst 3:1. Gebruik kleur niet als enige manier om informatie duidelijk te maken. Maak links bijvoorbeeld ook herkenbaar met een onderstreping of andere visuele aanwijzing. - Houd het ontwerp rustig en schaalbaar.
Een tekstkolom, links uitgelijnde tekst en voldoende witruimte maken een nieuwsbrief overzichtelijker. Beperk complexe kolommen en achtergronden met afbeeldingen. - Geef knoppen duidelijke namen.
Benoem de actie en bestemming. Zorg daarnaast voor voldoende ruimte wanneer gebruikers de inhoud vergroten of op een touchscreen bedienen. - Controleer de bestemming.
Iedere landingspagina, elk formulier en ieder document waarnaar de nieuwsbrief verwijst, moet afzonderlijk worden gecontroleerd. Kijk onder andere naar foutmeldingen, labels, toetsenbordbediening en bevestigingen. - Bied een bruikbare fallback.
Een goede tekstversie en een toegankelijke browserweergave kunnen helpen wanneer de HTML-mail niet goed wordt weergegeven. Dit is geen vervanging voor een toegankelijke hoofdversie.
Voor een praktische controle kun je ook de e-mailchecklist van Section50 gebruiken.
Zo borg je toegankelijkheid in het publicatieproces
Toegankelijkheid blijft beter behouden wanneer verantwoordelijkheden worden verdeeld over verschillende rollen en vaste controlemomenten worden gebruikt. Een leverancier of webbouwer kan een toegankelijk sjabloon leveren, maar de afzender blijft verantwoordelijk voor de inhoud, afbeeldingen en bestemmingen van links.
| Onderdeel | Wie | Waarop controleren? |
|---|---|---|
| Sjabloon maken of wijzigen | Ontwerp, techniek en toegankelijkheidsexpert | Leesvolgorde, HTML-betekenis, contrast, schaalbaarheid en weergave in gangbare e-mailclients. |
| Inhoud invoeren | Redacteur | Koppen, duidelijke taal, alt-teksten, linkteksten, documenten en hoofdboodschap. |
| Voorverzending | Tweede lezer of eindredacteur | Automatische controle, afbeeldingen uit, vergroting, toetsenbord, mobiel en alle bestemmingen. |
| Periodieke controle | Kanaaleigenaar | Terugkerende fouten, wijzigingen in sjabloon of software, meldingen van ontvangers en steekproef met hulpmiddelen. |
Automatische controle is het begin, niet het bewijs
Een automatische controle kan bijvoorbeeld ontbrekende alt-teksten, onvoldoende contrast of kapotte links signaleren. Zo’n controle kan echter niet beoordelen of een alt-tekst de juiste informatie geeft, of de tekst begrijpelijk is of een formulier goed werkt met een schermlezer.
Combineer automatische controles daarom met een inhoudelijke beoordeling en handmatige tests.
- Controleer de nieuwsbrief zonder afbeeldingen.
- Vergroot de inhoud en controleer of de informatie bruikbaar blijft.
- Test links en de leesvolgorde met het toetsenbord.
- Controleer onderwerpregel, koppen, links en afbeeldingen met een schermlezer.
- Test op mobiel en in de belangrijkste e-mailclients.
- Controleer webversies, formulieren en documenten afzonderlijk.
Veelgemaakte fouten die een nette nieuwsbrief toch ontoegankelijk maken
Een nieuwsbrief kan er visueel verzorgd uitzien en toch toegankelijkheidsproblemen bevatten. Een aankondiging die volledig als posterafbeelding is gemaakt, kan bijvoorbeeld informatie onbereikbaar maken wanneer afbeeldingen niet worden geladen.
Ook vier knoppen met alleen de tekst “Lees meer” maken het voor gebruikers onduidelijk waar iedere link naartoe gaat. Een diagram dat alleen met rood en groen werkt, kan informatie onduidelijk maken voor mensen die kleuren anders waarnemen.
Een ander voorbeeld is een toegankelijke e-mail die naar een ontoegankelijke PDF verwijst. De e-mail zelf kan goed zijn opgebouwd, maar de ontvanger kan vervolgens alsnog tegen een toegankelijkheidsprobleem aanlopen.
Let ook op alt-tekst. Een alt-tekst als “Afbeelding” vertelt de ontvanger niets. Een overdreven lange beschrijving van een decoratieve foto kan juist onnodige informatie toevoegen. Vraag jezelf af welke informatie of functie verloren gaat wanneer de afbeelding niet wordt gezien. Het antwoord bepaalt of een beschrijvende alt-tekst nodig is.
Een laatste valkuil is een te sterke conformiteitsclaim. Eén automatisch controlerapport bewijst niet dat een volledige communicatiestroom aan alle toepasselijke toegankelijkheidseisen voldoet. Leg daarom vast wat is getest, welke normversie is gebruikt en welke onderdelen buiten de controle vielen.
Wat MailCamp kan controleren
MailCamp E-mail Check controleert onder andere op ontbrekende alt-teksten, kleurcontrast, links, koppen en de hoofdtaal. Daarmee kunnen redacteuren veelvoorkomende fouten vóór verzending signaleren.
De controle is geen juridische certificering en vervangt geen handmatige controle van inhoud, leesvolgorde of achterliggende pagina’s.
Lees meer over de E-mail Check-functionaliteit van MailCamp.
Spreek binnen de organisatie vervolgens af wie waarschuwingen oplost en wie de laatste controle uitvoert.
Begin bij één echte nieuwsbrief
De eenvoudigste manier om toegankelijkheid structureel te verbeteren, is om te beginnen met één nieuwsbrief die regelmatig wordt verstuurd en een duidelijke eigenaar heeft.
Loop de volledige route door: de e-mail, browserweergave, het archief, het formulier, de landingspagina en eventuele documenten. Los eerst problemen op die belangrijke informatie ontoegankelijk maken en pas daarna het basissjabloon aan.
Leg vervolgens een korte controle vast die vóór iedere verzending kan worden uitgevoerd. Maak het daarnaast eenvoudig voor ontvangers om toegankelijkheidsproblemen te melden.
Wil je nieuwsbrieven centraal opmaken en vóór verzending op veelvoorkomende fouten controleren?
Bekijk MailCamp voor publieke organisaties en bespreek intern welke aanvullende handmatige en juridische controles voor jullie organisatie nodig zijn.
