Oeps! Een fout in je nieuwsbrief: wat nu?

Veelvoorkomende fouten in nieuwsbrieven

Een fout gemaakt in je nieuwsbrief? Maak je niet te druk, want fouten in nieuwsbrieven komen vaker voor dan je denkt. Dit zijn een paar veelvoorkomende voorbeelden:

• Typfouten: een simpele spelfout is snel gemaakt, maar kan behoorlijk onprofessioneel overkomen.
• Verkeerde links: een link die naar een foutieve of niet-bestaande pagina leidt. Dat kan ervoor zorgen dat ontvangers niet op de juiste plek terechtkomen.
• Verkeerde aanhef: de personalisatie is goed bedoeld, maar als de naam ontbreekt, ziet ‘Beste Naam’ er niet professioneel uit.
• Verkeerde afbeeldingen: een afbeelding die niet correct wordt geladen of niet relevant is, kan je boodschap minder duidelijk maken.
• Onjuiste kortingscodes: ontvangers proberen een aanbieding te gebruiken, maar de code werkt niet.

Kun je een mailing terughalen?

Laten we meteen met de deur in huis vallen: een verzonden e-mail terughalen is technisch vrijwel onmogelijk. Zodra een e-mail bij de ontvangende mailserver is afgeleverd, kun je die doorgaans niet meer uit de inbox van de ontvanger verwijderen. Sommige e-mailprogramma’s bieden onder specifieke omstandigheden een functie om een bericht terug te roepen, maar dat is geen betrouwbare oplossing voor een nieuwsbrief die naar een mailinglijst is verstuurd.

Ga er daarom vanuit dat een verzonden nieuwsbrief niet meer kan worden ingetrokken. Bepaal eerst wat er precies fout is gegaan en hoeveel ontvangers hierdoor worden geraakt. Dat helpt je om te kiezen tussen het herstellen van de achterliggende inhoud, het versturen van een correctiemail of het nemen van een andere passende maatregel.

Foutieve nieuwsbriefinhoud wijzigen

De onderwerpregel en de gewone tekst van een reeds verzonden e-mail kun je normaal gesproken niet achteraf aanpassen. Toch zijn er situaties waarin je de gevolgen van een fout kunt beperken.

• Een verkeerde afbeelding: als de nieuwsbrief naar een extern gehoste afbeelding verwijst, kun je het bestand op dezelfde locatie vervangen door een gecorrigeerde versie. De wijziging is alleen zichtbaar als de e-mailclient de afbeelding opnieuw ophaalt. Door caching kan de oude afbeelding soms nog worden getoond.
• Een verkeerde link: de URL in een verzonden e-mail kun je niet zomaar veranderen. Gebruik je een link waarvan je zelf de bestemming beheert, bijvoorbeeld via een redirect, dan kun je mogelijk de achterliggende bestemming aanpassen.
• Live content: als de nieuwsbrief inhoud laadt vanaf een externe webpagina, kun je die bronpagina aanpassen. De gewijzigde inhoud wordt zichtbaar wanneer de ontvanger de content opnieuw laadt en de e-mailoplossing dit ondersteunt.

Controleer na een aanpassing altijd of de correctie daadwerkelijk zichtbaar is. Open de verzonden nieuwsbrief bijvoorbeeld in een testomgeving en bekijk of de juiste afbeelding of bestemming wordt geladen. Ga er niet zonder controle van uit dat iedere ontvanger de wijziging direct ziet.

Nieuwsbrief fouten herstellen

Heb je een fout gemaakt die je niet meer achteraf kunt aanpassen? Dan is dat uiteraard flink balen. Soms is een opvolgmail de beste manier om de fout te herstellen. In andere gevallen is een correctie op je website of via sociale media voldoende. Kies de aanpak op basis van de ernst van de fout en het aantal ontvangers dat ermee te maken heeft.

1. Stuur een correctiemail

Een correctiemail is vaak de snelste en meest directe oplossing wanneer ontvangers verkeerde of onvolledige informatie hebben gekregen. Wees eerlijk over de fout, houd de boodschap duidelijk en bied excuses aan als dat passend is.

Je kunt bijvoorbeeld schrijven:

We hebben zojuist een e-mail verstuurd en ontdekten dat er een fout in stond. Met deze e-mail zetten we de informatie graag recht. Onze excuses voor het ongemak.

Vermeld vervolgens duidelijk wat er niet klopte en wat de juiste informatie is. Stuur niet automatisch een tweede e-mail naar iedereen als de fout weinig gevolgen heeft. Een extra bericht kan voor ontvangers juist voor meer verwarring zorgen.

2. Bied iets aan ter compensatie

Als de fout grote gevolgen heeft gehad voor je klanten, kun je overwegen een passende compensatie aan te bieden. Denk bijvoorbeeld aan een korting of een gratis product wanneer een onjuiste aanbieding of kortingscode daadwerkelijk tot problemen heeft geleid.

Een compensatie is niet bij iedere fout nodig. Zorg dat het aanbod aansluit bij de situatie en dat eventuele voorwaarden duidelijk zijn. Controleer ook vooraf of de nieuwe kortingscode of aanbieding correct werkt.

3. Gebruik humor wanneer dat past

In sommige gevallen kan humor de situatie wat luchtiger maken. Dit werkt vooral goed als je merk een informele toon hanteert en de fout geen serieuze gevolgen heeft. Een luchtige formulering kan bijvoorbeeld zijn:

Sorry, de koffie was op! We waren blijkbaar nog niet helemaal wakker toen we deze e-mail verstuurden. Hierbij de juiste informatie. Bedankt voor je begrip!

Gebruik humor alleen als die past bij je merk en de ernst van de fout. Bij verkeerde prijzen, privacygevoelige informatie of belangrijke zakelijke mededelingen is een zakelijke en transparante reactie meestal verstandiger.

4. Corrigeer de fout op andere kanalen

Is de fout ook zichtbaar op je website of heeft de nieuwsbrief veel ontvangers bereikt? Dan kan het helpen om de juiste informatie op je website te publiceren of een correctie te plaatsen op sociale media. Zo kunnen ontvangers de juiste informatie vinden zonder dat je onnodig meerdere e-mails verstuurt.

Gebruik andere kanalen als aanvulling op een correctiemail wanneer dat nodig is. Zorg ervoor dat de verschillende berichten dezelfde, gecontroleerde informatie bevatten.

Voorkom fouten bij je volgende nieuwsbrief

Fouten maken is menselijk, zelfs in professionele nieuwsbrieven. Wat telt, is hoe je ermee omgaat. Je kunt veel problemen voorkomen door vóór verzending een vaste controle uit te voeren.

• Controleer de onderwerpregel, aanhef, spelling en belangrijkste informatie.
• Test alle links en controleer of afbeeldingen correct worden weergegeven.
• Controleer kortingscodes, prijzen, datums en andere gegevens waarop ontvangers moeten kunnen vertrouwen.
• Controleer of je de juiste mailinglijst en doelgroep hebt geselecteerd.
• Bekijk de nieuwsbrief op desktop en mobiel en stuur zo mogelijk een testmail.
• Laat bij belangrijke campagnes een collega meekijken voordat je op verzenden klikt.

Met een vaste checklist verklein je de kans op fouten en voorkom je dat je achteraf een tweede mailing moet versturen.

Wil je nieuwsbrieven zorgvuldig opmaken en controleren voordat je ze verstuurt? Bekijk dan de mogelijkheden van MailCamp voor het maken van nieuwsbrieven.

Fouten maken is menselijk, ook bij e-mailmarketing. Wees transparant, herstel de fout waar dat mogelijk is en communiceer duidelijk met je ontvangers. Met een goede voorbereiding en een vaste controle kun je veel fouten voorkomen en het vertrouwen van je doelgroep behouden.