Privacy Policy

Versie 1.2 – Versiedatum: 1-6-2023

INHOUDSOPGAVE

Over dit document

MailCamp B.V. (verder te noemen ‘wij’) verwerkt persoonsgegevens zoals omschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring maken wij duidelijk wie, wat, waar, wanneer, waarom, en hoe wij persoonsgegevens verwerken. Ook geven we aan wat je rechten zijn met betrekking tot onze verwerkingen.

Wie zijn wij?

MailCamp is een Nederlands bedrijf en heeft reeds 18 jaar ervaring en wij bedienen meer dan 1500 klanten. Wij bieden e-mail marketingsoftware aan onder de naam MailCamp. MailCamp is dé email-marketing oplossing voor het MKB: betaalbaar, gebruiksvriendelijk, alle mogelijk denkbare functies, volledige support en beschikbaar in zowel een NL als EN versie.
Daarnaast leveren wij de bijbehorende diensten zoals advies en ondersteuning voor het gebruik van de software. In dit document verwijzen wij naar wat wij aanbieden aan software en diensten als ‘producten’.

Welke gegevens verwerken wij?

We verwerken je persoonsgegevens omdat je gebruik maakt van onze producten en diensten of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Voorbeelden hiervan zijn het inschrijven voor een demo of het aanvragen van een demoaccount.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij mogelijk verwerken, afhankelijk van het product of de dienst die je afneemt of gebruikt:

• NAW-gegevens
• Telefoonnummer
• Geslacht
• E-mailadres
• Functie
• IP-adres
• Factuuradres
• Betalingsgegevens
• Domeinnaam van de klant (Website URL)
• Surfgedrag op onze website
• Overige persoonsgegevens die je actief aan ons verstrekt bijvoorbeeld door een aanmelding op onze website, via schriftelijke correspondentie of door middel van telefonisch contact.

MailCamp verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens van haar websitebezoekers en/of klanten.

Jouw gegevens zijn veilig bij ons en wij zullen deze gegevens altijd netjes gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit wat wij bij het bedrijf MailCamp allemaal doen met informatie die wij over jou te weten komen.

Bewaartermijnen

Wij bewaren je persoonsgegevens zo lang als we dat volgends de wet moeten doen en zo lang als dat nodig is voor het doel waarvoor we je gegevens gebruiken. Zolang je bijvoorbeeld klant bij ons bent, bewaren we je gegevens volgens de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Daarna bewaren we je gegevens alleen voor statistische doeleinden en om eventuele klachten of juridische zaken af te handelen. Wil je meer weten over hoelang we specifieke gegevens van je bewaren, neem dan contact met ons op.

Voorbeeld bewaartermijn: Wij verwijderen na een maand het demoaccount waar nooit op is ingelogd. Demoaccounts waar wel op is ingelogd worden na 2 maanden verwijderd. Een demoaccount kan ook door de gebruiker zelf worden verwijderd door in “Mijn Account Gegevens” te klikken op de button “Verwijder Mijn Account”.

Bepaalde klantgegevens met betrekking tot facturatie bewaren wij langer in verband met de wettelijke fiscale bewaarplicht.

Klantendata wordt verwijderd na dat wij akkoord hebben ontvangen voor verwijdering na het verstrijken van de laatst betaalde termijn. In backups zal deze data nog wel bestaan. De oudste backup wordt na 4,5 maand verwijderd.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens om producten te kunnen leveren en onze dienstverlening te optimaliseren. We doen dit op basis ven een drietal rechtsgronden, te weten:

1. Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst met jou
   Voorbeelden: Gegevens voor een (demo-)account die nodig zijn om de producten en diensten te kunnen leveren. Facturatie en sturen nieuwsbrieven.
2. Op basis van een wettelijke verplichting
   Voorbeeld: betalings- en facturatiegegevens voor de belastingdienst
3. Op basis van gerechtvaardigde belangen van MailCamp
   Voorbeeld: gegevens voor marketing en verbeteren website en/of dienstverlening

Wil je hier meer over weten of bezwaar maken, neem dan contact op met onze functionaris gegevensbescherming.

Cookies

Wij maken gebruik van cookies. Cookies zijn kleine bestandjes waar we informatie in kunnen opslaan, zodat je die niet steeds hoeft in te vullen. Maar wij kunnen er ook mee zien dat je ons weer bezoekt.
Je kunt zelf aangeven welke soorten cookies we mogen plaatsen en we maken hierbij gebruik van Cookiebot. Eenieder die onze website bezoekt wordt bij het eerste bezoek geleid naar een pop-up scherm van Cookiebot waarbij jezelf kunt instellen welke cookies wel of niet gebruikt mogen worden.

Wij maken gebruik van 4 verschillende soorten cookies, te weten:

• Noodzakelijk
• Voorkeuren
• Statistieken
• Marketing

De ‘noodzakelijke’ cookies zijn altijd actief omdat ze nodig zijn om de website en software goed te laten functioneren en kunnen door de gebruiker niet uitgezet worden. De overige cookie instellingen kun je als gebruiker via de Cookiebot wijzigen.

Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers website en software gebruiken. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google afgesloten. Daarin staan strikte afspraken over wat zij mogen bijhouden. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Googlediensten.

Wij controleren de locatie van waaruit door de gebruiker wordt ingelogd op onze website op basis van het IP-adres. Reden is dat wij vanwege security eisen een aantal landen hebben uitgesloten.

Meer informatie over ons Cookiebeleid en hoe je cookies kunt blokkeren kun je hier vinden; https://mailcamp.nl/cookie-beleid/

Nieuwsbrieven

Wij hebben een nieuwsbrief en indien je klant bent geworden bij ons word je automatisch toegevoegd aan de mailinglijst. In de nieuwsbrief informeren wij onze klanten over onze diensten, over software updates en belangrijk nieuws die van toepassing is op onze branche. De inschrijving op de nieuwsbrief kun je op ieder moment opzeggen. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. Naast de nieuwsbrief versturen wij geen reclame mailings.

Subverwerkers

Wij maken gebruik van een tweetal subverwerkers voor onze dataopslag en hosting (Exsilia / Duocast hosting). Beide bedrijven zijn gevestigd in Nederland en de data wordt ook alleen in Nederland verwerkt. Wij hebben hiervoor met deze subverwerkers aparte verwerkingsovereenkomsten afgesloten.

Daarnaast maken we nog gebruik van een aantal andere subverwerkers voor specifieke toepassingen, te weten

1. Hallo ICT – ISO 27001 gecertificeerd.
   Zij leveren onze telefonie en office365 e-mailfaciliteiten
2. Exsilia/Duocast
   Voor de hostingactiviteiten werken wij samen met Duocast/Exsilia. De datacenters van Exsilia staan in Groningen.
3. Calendly
   Voor het inplannen van een online demo van ons softwarepakket MailCamp, maken wij gebruik van afsprakensysteem Calendly. Om een online meeting in te kunnen plannen worden de benodigde contactgegevens verwerkt. Calendly is gevestigd in de VS en daarom hebben wij met hen een verwerkingsovereenkomst afgesloten met daarin de bepaling dat Calendly de naleving van de AVG garandeert.
4. Zendesk Sell
   Voor het afhandelen van sales, gebruiken wij de sales-software van Zendesk. Dit bedrijf is gevestigd in de VS. Wij hebben vanzelfsprekend een verwerkersovereenkomst met hen afgesloten waarin zij garanderen te voldoen aan de AVG.

Delen gegevens met derden

Wij delen zonder jouw toestemming geen persoonsgegevens met andere bedrijven dan genoemd in deze privacyverklaring, tenzij wij dit wettelijk verplicht zijn.

Voor de uitvoering van onze dienstverlening schakelen wij dienstverleners in. Dit zijn geen ‘derden” maar ‘verwerkers’. Deze verwerkers verwerken de gegevens uitsluitend in opdracht van, en in overeenstemming met de verwerkingsovereenkomst die wij met hen vooraf hebben afgesloten.

Beveiliging gegevens

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om jouw privacy te beschermen, nemen wij onder andere de volgende maatregelen:

• Wij zijn ISO 27001 gecertificeerd.
• Alle persoonsgegevens staan op servers in Nederland, dus binnen de EER (met uitzondering van de hierboven genoemde subverwerkers Calendly en Zendesk)
• Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord. Ook bieden wij 2FA (2-factor authenticatie) aan.
• Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen jou en onze website wordt afgeschermd wanneer je (persoons-)gegevens invoert.
• Wij houden logs bij van alle opvragingen van persoonsgegevens.
• Onze subverwerkers zijn ook ISO 27001 gecertificeerd en/of hebben een gelijkwaardig beveiligingsniveau.
• Etc.

Jouw rechten

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben, kun je altijd contact met onze functionaris gegevensbescherming opnemen, bereikbaar via het e-mailadres privacy@mailcamp.nl. Je hebt de volgende rechten:

Recht op informatie

• Wij moeten je op een begrijpelijke en heldere manier uitleggen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en voor welk doel wij dat gebruiken;

Recht op inzage

• Je mag ons altijd vragen om je (persoons-)gegevens die wij van jouw hebben in te zien.

Recht op correctie

• Je mag ons vragen om gegevens te laten corrigeren als deze niet correct of volledig zijn.

Recht om vergeten te worden.

• Je mag ons vragen om alle gegevens die we van je hebben te verwijderen. In sommige gevallen kunnen of mogen we je gegevens nog niet verwijderen in verband met wettelijke bewaartermijnen

Recht op data-portabiliteit.

• Ben je klant bij ons dan mag je ons vragen om je digitale gegevens te sturen die we van je hebben. Zo kun je die gegevens overdragen aan een andere organisatie als je dat wenst.

Recht om bezwaar te maken

• Je mag ons vragen om het gebruik van gegevens te beperken. Dit betekent dat wij in bepaalde gevallen je gegevens alleen mogen bewaren maar niet gebruiken.

Intrekken van eerder gegeven toestemming.

• Je kunt ons vragen om eerder gegeven toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens in te trekken. De gegeven toestemming komt dan te vervallen en wij verwijderen dan de betreffende gegevens waar dat mogelijk is.

Verzoeken kun je richten aan onze functionaris gegevensbescherming (privacy@mailcamp.nl). Wij zullen binnen een maand aan jouw verzoek voldoen. Deze termijn kan worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij je daarvan tijdig op de hoogte stellen. We kunnen je vragen om je te identificeren. In dat geval vragen we bij je gegevens op om er zeker van te zijn dat je de juiste persoon bent van wie de persoonsgegevens zijn.

Vragen of een klacht

Als je vragen hebt over deze privacyverklaring of een klacht in wil dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens kun je een email sturen naar onze functionaris gegevensbescherming: privacy@mailcamp.nl. Wij pakken elke vraag en/of klacht intern op en communiceren dit verder met je.

Wat doen wij met gegevens van minderjarigen?

We richten ons met ons product en dienstverlening niet op minderjarigen. Dit houdt in dat als je jonger bent dan 18 jaar, je toestemming nodig hebt van een ouder of voogd om gebruik te maken van onze website en dienstverlening. Ben je bij je bezoek aan onze website minderjarig, dan gaan we ervan uit dat je voor je bezoek toestemming hebt gekregen.

Geautomatiseerde beslissingen

Wij gebruiken geen software voor het maken van geautomatiseerde beslissingen die een negatieve impact op gebruikers kunnen hebben.

Security Officer

Voor alle werkzaamheden met betrekking tot privacy hebben wij een Security Officer aangesteld. Deze persoon heeft als taak privacywetgeving na te leven en vragen en verzoeken met betrekking tot privacy te behandelen. Onze Security Officer heet Timur Gürgen en is bereikbaar per e-mail op privacy@mailcamp.nl

Toezichthouder

Als je vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Hiervoor kun je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij houden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen als dat noodzakelijk is in verband met aanpassingen in onze producten en/of dienstverlening, of als de wetgever dit vereist. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op onze website en in onze nieuwsbrief.

Contactgegevens

MailCamp
Nieuwe Hemweg 2
1013 BG Amsterdam
E-mailadres: info@mailcamp.nl
Telefoon: +31 (0)20 7058500
KvK nummer: 34283678