Privacy Policy

Versie 1.4 – Versiedatum: 1-4-2025

INHOUDSOPGAVE
Over de Privacy Policy
Wie zijn wij?
Welke gegevens verwerken wij?
Surfgedrag op onze website
Bewaartermijnen
Waarom verwerken wij persoonsgegevens
Cookies
Nieuwsbrieven
Subverwerkers
Delen gegevens met derden
Beveiliging gegevens
Jouw rechten
Vragen of een klacht
Geautomatiseerde beslissingen
Privacy Officer
Toezichthouder
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Contactgegevens

Over de Privacy Policy
MailCamp B.V. (verder te noemen ‘wij’) verwerkt persoonsgegevens zoals omschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring maken wij duidelijk wie, wat, waar, wanneer, waarom, en hoe wij persoonsgegevens verwerken. Ook geven we aan wat je rechten zijn met betrekking tot onze verwerkingen.

Wie zijn wij?
MailCamp is een Nederlands bedrijf en heeft reeds 18 jaar ervaring en wij bedienen meer dan 1500 klanten. Wij bieden e-mail marketingsoftware aan onder de naam MailCamp. MailCamp is dé email-marketing oplossing voor het MKB: betaalbaar, gebruiksvriendelijk, alle mogelijk denkbare functies, volledige support en beschikbaar in zowel een NL als EN versie.
Daarnaast leveren wij de bijbehorende diensten zoals advies en ondersteuning voor het gebruik van de software. In dit document verwijzen wij naar wat wij aanbieden aan software en diensten als ‘producten’.

Welke gegevens verwerken wij?
We verwerken je persoonsgegevens omdat je gebruik maakt van onze producten en diensten of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Voorbeelden hiervan zijn het inschrijven voor een demo of het aanvragen van een demoaccount.
Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij mogelijk verwerken, afhankelijk van het product of de dienst die je afneemt of gebruikt:

• NAW-gegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Functie
• IP-adres
• Factuuradres
• Domeinnaam van de klant (Website URL)

Surfgedrag op onze website
Overige persoonsgegevens die je actief aan ons verstrekt bijvoorbeeld door een aanmelding op onze website, via schriftelijke correspondentie of door middel van telefonisch contact.
MailCamp verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens van haar websitebezoekers en/of klanten.
Jouw gegevens zijn veilig bij ons en wij zullen deze gegevens altijd netjes gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit wat wij bij het bedrijf MailCamp allemaal doen met informatie die wij over jou te weten komen.

Bewaartermijnen
Wij bewaren je persoonsgegevens zo lang als we dat volgens de wet moeten doen en zo lang als dat nodig is voor het doel waarvoor we jouw gegevens gebruiken. Zolang je bijvoorbeeld klant bij ons bent, bewaren we jouw gegevens volgens de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Daarna bewaren we jouw gegevens alleen voor statistische doeleinden en om eventuele klachten of juridische zaken af te handelen.
Voorbeeld bewaartermijn: Wij verwijderen na een maand het demoaccount waar nooit op is ingelogd. Demoaccounts waar wel op is ingelogd worden na 2 maanden verwijderd. Een demoaccount kan ook door de gebruiker zelf worden verwijderd door in “Mijn Account Gegevens” te klikken op de button “Verwijder Mijn Account”.
Bepaalde klantgegevens met betrekking tot facturatie bewaren wij langer in verband met de wettelijke fiscale bewaarplicht.
Klantendata wordt verwijderd na dat wij akkoord hebben ontvangen voor verwijdering na het verstrijken van de laatst betaalde termijn. In backups zal deze data nog wel bestaan. De oudste backup wordt na 6 weken verwijderd.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens
Wij verwerken persoonsgegevens om producten te kunnen leveren en onze dienstverlening te optimaliseren. We doen dit op basis ven een drietal rechtsgronden, te weten:

• Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst met jou
  Voorbeelden: Gegevens voor een (demo-)account die nodig zijn om de producten en diensten te kunnen leveren. Facturatie en sturen nieuwsbrieven.
• Op basis van een wettelijke verplichting
  Voorbeeld: betalings- en facturatiegegevens voor de belastingdienst
• Op basis van gerechtvaardigde belangen van MailCamp
  Voorbeeld: gegevens voor marketing en verbeteren website en/of dienstverlening

Wil je hier meer over weten of bezwaar maken, neem dan contact op met onze privacy officer.

Cookies
Wij maken gebruik van cookies. Cookies zijn kleine bestandjes waar we informatie in kunnen opslaan, zodat je die niet steeds hoeft in te vullen. Maar wij kunnen er ook mee zien dat je ons weer bezoekt.
Je kunt zelf aangeven welke soorten cookies we mogen plaatsen en we maken hierbij gebruik van Cookiebot. Eenieder die onze website bezoekt wordt bij het eerste bezoek geleid naar een pop-up scherm van Cookiebot waarbij jezelf kunt instellen welke cookies wel of niet gebruikt mogen worden.
Wij maken gebruik van 4 verschillende soorten cookies, te weten:

• Noodzakelijk
• Voorkeuren
• Statistieken
• Marketing

De ‘noodzakelijke’ cookies zijn altijd actief omdat ze nodig zijn om de website en software goed te laten functioneren en kunnen door de gebruiker niet uitgezet worden. De overige cookie instellingen kun je als gebruiker via de Cookiebot wijzigen.
Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers de website en software gebruiken. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google afgesloten. Daarin staan strikte afspraken over wat zij mogen bijhouden. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Googlediensten.
Wij controleren de locatie van waaruit door de gebruiker wordt ingelogd op onze website op basis van het IP-adres. Reden is dat wij vanwege security eisen een aantal landen hebben uitgesloten.
Meer informatie over ons Cookiebeleid en hoe je cookies kunt blokkeren kun je hier vinden; https://mailcamp.nl/cookie-beleid/

Nieuwsbrieven
Wij hebben een nieuwsbrief en indien je klant bent geworden bij ons word je automatisch toegevoegd aan de mailinglijst. In de nieuwsbrief informeren wij onze klanten over onze diensten, over software updates en belangrijk nieuws die van toepassing is op onze branche. De inschrijving op de nieuwsbrief kun je op ieder moment opzeggen. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. Naast de nieuwsbrief versturen wij geen reclame mailings.

Subverwerkers
Hieronder vind je onze subverwerkers. Wij hebben met hen aparte verwerkingsovereenkomsten afgesloten.

• Duocast
  Wij maken voor onze data opslag gebruik van de diensten van onze hostingprovider Duocast, welke gevestigd is in Nederland en de data ook alleen in Nederland verwerkt. Duocast is ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd.
• DigitalOcean
  Hosting van de mailing software en opslag van data binnen de EER. DigitalOcean is SOC 2 en SOC 3 Type II gecertificeerd. DigitalOcean is GDPR compliant.
• TransIP
  Redundant opslag van backups uit DigitalOcean. TransIP is ISO 27001, NEN 7510 en ISO 9001 gecertificeerd.
• Zendesk
  Voor het afhandelen van supportvragen gebruiken wij de helpdesk software van Zendesk. Dit bedrijf is weliswaar gevestigd in de VS, maar slaat onze data op in Ierland. Wij hebben vanzelfsprekend een verwerkersovereenkomst met hen afgesloten waarin zij garanderen te voldoen aan de AVG.
• Postmastery
  Voor de monitoring van onze MTA server en periodieke assessments van onze deliverability werken wij samen met Postmastery. Postmastery is gevestigd in Nederland en al bijna 25 jaar actief in de emailmarketing industrie.

Andere technologieën die gebruikt worden op de website MailCamp.nl

1. Leadinfo
   Voor het identificeren van website bezoekers (bedrijven), gebruiken wij de ip tracking en bedrijfsherkenningssoftware van Leadinfo. Wij gebruiken dit om te achterhalen wie onze website bezoekers zijn.
2. Google Analytics
   Google Analytics helpt ons om de MailCamp website te optimaliseren zodat wij beter inzicht hebben in welke pagina’s populair zijn en om de informatiebehoefte beter in kaart te brengen.
3. Wordfence
   Onze website maakt gebruik van de Wordfence-plugin om de veiligheid te waarborgen en de website te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, cyberaanvallen en andere bedreigingen.
   Voor meer details over hoe Wordfence persoonsgegevens verwerkt, kun je hun privacybeleid raadplegen via Wordfence Privacy Policy.
4. Calendly
   Calendly wordt gebruikt om afspraken voor bijvoorbeeld demo’s in te plannen. Hoewel de opslag in de VS plaatsvindt, houdt Calendly zich aan het EU-US Data Privacy Framework (voorheen Privacy Shield), wat overdracht van data wettelijk borgt.
5. Hotjar
   Wij maken gebruik van de analysetool Hotjar. Hotjar helpt ons om het gedrag van bezoekers op onze website te begrijpen, bijvoorbeeld door middel van heatmaps, sessierecordings en feedbackformulieren.Hotjar registreert onder andere:

• Bezochte pagina’s
• Klikgedrag en muisbewegingen
• Gebruikte browser en apparaat
• Besturingssysteem
• Schermresolutie
• (Afgekorte) IP-adres — geanonimiseerd, dus niet herleidbaar tot een individu

Wij gebruiken deze informatie uitsluitend om de gebruikerservaring op onze website te verbeteren. Persoonlijk identificeerbare gegevens (zoals naam, e-mailadres of telefoonnummer) worden door Hotjar niet verzameld of opgeslagen.
Hotjar slaat gegevens op binnen de Europese Unie en voldoet aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Meer informatie over hoe Hotjar met gegevens omgaat vind je op: https://www.hotjar.com/legal/policies/privacy
Je kunt bezwaar maken tegen het gebruik van Hotjar via deze link: https://www.hotjar.com/policies/do-not-track/

Delen gegevens met derden
Wij delen zonder jouw toestemming geen persoonsgegevens met andere derden dan genoemd in deze privacyverklaring, tenzij wij dit wettelijk verplicht zijn.
Voor de uitvoering van onze dienstverlening schakelen wij dienstverleners in. Dit zijn geen ‘derden” maar ‘verwerkers’. Deze verwerkers verwerken de gegevens uitsluitend in opdracht van, en in overeenstemming met de verwerkingsovereenkomst die wij met hen vooraf hebben afgesloten.

Beveiliging gegevens
Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om jouw privacy te beschermen, nemen wij onder andere de volgende maatregelen:

• Wij zijn ISO 27001 gecertificeerd.
• Alle persoonsgegevens staan op servers binnen de EER (met uitzondering van de hierboven genoemde subverwerker Calendly).
• Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord. Ook bieden wij 2FA (2-factor authenticatie) aan.
• Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen jou en onze website wordt afgeschermd wanneer je (persoons-)gegevens invoert.
• Wij houden logs bij van alle opvragingen van persoonsgegevens.
• Onze subverwerkers zijn ook ISO 27001 gecertificeerd en/of hebben een gelijkwaardig beveiligingsniveau.

Jouw rechten
Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben, kun je altijd contact met onze Privacy Officer opnemen, bereikbaar via het e-mailadres privacyofficer@mailcamp.eu. Je hebt de volgende rechten:

• Recht op informatie
  Wij moeten je op een begrijpelijke en heldere manier uitleggen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en voor welk doel wij dat gebruiken;
• Recht op inzage
  Je mag ons altijd vragen om je (persoons-)gegevens die wij van jouw hebben in te zien.
• Recht op correctie
  Je mag ons vragen om gegevens te laten corrigeren als deze niet correct of volledig zijn.
• Recht om vergeten te worden
  Je mag ons vragen om alle gegevens die we van je hebben te verwijderen. In sommige gevallen kunnen of mogen we jouw gegevens nog niet verwijderen in verband met wettelijke bewaartermijnen.
• Recht op data-portabiliteit
  Ben je klant bij ons dan mag je ons vragen om jouw digitale gegevens te sturen die we van je hebben. Zo kun je die gegevens overdragen aan een andere organisatie als je dat wenst.
• Recht om bezwaar te maken
  Je mag ons vragen om het gebruik van gegevens te beperken. Dit betekent dat wij in bepaalde gevallen jouw gegevens alleen mogen bewaren maar niet gebruiken.
• Intrekken van toestemming
  Je kunt ons vragen om eerder gegeven toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens in te trekken. De toestemming komt dan te vervallen en wij verwijderen de betreffende gegevens.

Verzoeken kun je richten aan onze privacy officer (privacyofficer@mailcamp.eu). Wij zullen zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen twee weken aan jouw verzoek voldoen. Deze termijn kan worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij je daarvan tijdig op de hoogte stellen. We kunnen je vragen om je te identificeren. In dat geval vragen we bij jouw gegevens op om er zeker van te zijn dat je de juiste persoon bent van wie de persoonsgegevens zijn.

Vragen of een klacht
Als je vragen hebt over deze privacyverklaring of een klacht in wil dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens kun je een e-mail sturen naar onze privacy officer: privacyofficer@mailcamp.eu.

Geautomatiseerde beslissingen
Wij gebruiken geen software voor het maken van geautomatiseerde beslissingen die een negatieve impact op gebruikers kunnen hebben.

Privacy Officer
Voor alle werkzaamheden met betrekking tot privacy hebben wij een privacy officer aangesteld. Deze persoon heeft als taak privacywetgeving na te leven en vragen en verzoeken met betrekking tot privacy te behandelen. Onze Privacy Officer is bereikbaar per e-mail op privacyofficer@mailcamp.eu.

Toezichthouder
Als je vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Hiervoor kun je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij houden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen als dat noodzakelijk is in verband met aanpassingen in onze producten en/of dienstverlening, of als de wetgever dit vereist. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op onze website en in onze nieuwsbrief.

Contactgegevens
MailCamp
Amsterdamsevaart 26
2032 EB Haarlem
E-mailadres: privacyofficer@mailcamp.eu
Telefoon: +31 (0)20 7058500
KvK nummer: 34283678